Proje danışmanlığı: ihtiyaçtan çalışma kapsamına

Önce doğru soruları belirlemek

Bir yapı fikri başlangıçta birkaç cümleyle anlatılabilir; uygulamaya yaklaşırken kullanım amacı, kapsam, takvim ve bütçe beklentilerinin daha açık hale gelmesi gerekir. Proje danışmanlığında ilk adım, bu başlıkları bir araya getirerek hangi bilgilerin mevcut olduğunu ve hangi kararların henüz verilmediğini görmektir.

Yeni bir yapı, mevcut bir alanın yeniden düzenlenmesi veya devam eden bir proje için ihtiyaçlar farklı olabilir. Bu nedenle ilk görüşmede hazır bir çözümü her projeye uygulamak yerine mevcut durum ve beklenen sonuç tanımlanır. Birbiriyle çelişen beklentiler varsa bunlar karar verilmesi gereken konular olarak kaydedilir.

Mevcut bilgi nasıl düzenlenir?

Konum, kullanım amacı, bilinen alan bilgisi, eldeki çizimler ve hedef tarihler başlangıç dosyasının parçaları olabilir. Belgelerin hangi aşamaya ait olduğunu ve güncelliğini belirtmek önemlidir. Bir taslak çizim ile uygulamada kullanılan güncel çizimin aynı kabul edilmesi değerlendirmeyi yanıltabilir.

Bilmediğiniz bir bilgiyi tahmin ederek doldurmanız gerekmez. Örneğin alan bilgisi kesin değilse bunun yaklaşık olduğunu belirtin. Değerlendirmede kullanılan varsayımlar ayrı yazıldığında, yeni bilgi geldikçe hangi kararların yeniden ele alınması gerektiği anlaşılır.

Alternatifleri nasıl karşılaştırabilirsiniz?

Farklı seçenekleri yalnızca toplam bedel üzerinden karşılaştırmak yeterli olmayabilir. Kapsama dahil işler, hariç tutulan kalemler, teslim süresi, kullanılan belge ve karar bekleyen konular aynı tabloda ele alınabilir. Böylece bir seçeneğin neden daha düşük bedelli veya daha uzun süreli göründüğü anlaşılır.

Örneğin iki çalışma önerisinden biri düzenli toplantıyı kapsarken diğeri yalnızca belge incelemesini kapsayabilir. Önce bu farkın açıklığa kavuşturulması, fiyat karşılaştırmasını daha anlamlı hale getirir. Karşılaştırmanın sonucu tek bir seçenek seçmek kadar, eksik bilgi listesini çıkarmak da olabilir.

Görüşmenin sonunda ne netleşmeli?

İhtiyacın tanımı, değerlendirilecek belgeler, beklenen çıktı, iletişim biçimi ve bir sonraki adım açık olmalıdır. Kimden hangi bilginin beklendiği ve hangi konunun henüz karara bağlanmadığı kısa bir görüşme özetiyle kaydedilebilir. Sonraki çalışma için süre ve ücret ayrıca kararlaştırılır.

Sık sorulan: elimde proje olmadan görüşebilir miyim?

İlk ihtiyaç görüşmesi için bütün çizimlerin hazır olması gerekmez. Konum, kullanım amacı ve hedefinizi anlatmanız başlangıç sağlar. Bununla birlikte belge veya yerinde inceleme gerektiren konularda yalnızca kısa bir anlatımdan kesin teknik sonuç çıkarılamaz. İlk görüşmenin amacı eksik bilgileri de görünür hale getirmektir.